Werkkostenregeling (WKR)

teruggaveBTWOp 3 juli 2014 heeft de Staatssecretaris van Financiën kenbaar gemaakt dat per 1 januari 2015 alle ondernemingen moeten overstappen op de ‘Werkkostenregeling’. Vanaf die datum is het niet meer mogelijk de oude regelingen van vergoedingen en verstrekkingen toe te passen.

Dit heeft grote gevolgen voor u en voor uw administratie. Graag informeren wij u over deze regeling. Vanzelfsprekend kunnen we hierbij niet ingaan op de mogelijke specifieke onderdelen voor uw onderneming. Wij verzoeken u hiervoor contact op te nemen met uw aanspreekpunt bij ons kantoor.

Nieuwe regeling
De nieuwe regeling vervangt het huidige systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel in de loonbelasting ingrijpend. In plaats van de bestaande vrijstellingen komt er een algemene vrijstelling van 1,2% van de fiscale loonsom. Het maakt hierbij niet uit welke werknemer welke vergoeding krijgt. De verstrekking of vergoeding moet wel gebruikelijk zijn. Betaalt u aan vergoedingen en verstrekkingen meer dan 1,2% van de loonsom, dan moet u over het meerdere 80% loonbelasting afdragen. U overstijgt namelijk de zogenoemde ‘vrije ruimte’.

Niet alle kosten vallen onder deze regeling. Voor de kosten van o.a. studie, reiskosten openbaar vervoer en maaltijden bij overwerk gelden gerichte vrijstellingen of nihil waarderingen. Over deze bedragen wordt dan ook sowieso geen loonbelasting geheven.

Vergoedingen zoals die voor internet, niet vooraf onderbouwde onkostenvergoedingen en niet vooraf onderbouwde representatiekosten vallen wel onder de 1,2% regeling en blijven in het nieuwe stelsel belast.

De werkkostenregeling heeft de volgende voordelen:

  • u kunt een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken;
  • u hoeft de meest vergoedingen niet meer per werknemer te registreren in uw loonadministratie;
  • u hoeft geen rekening meer te houden met de voorwaarden en beperkingen van de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen.

De invoering van deze werkkostenregeling heeft veel voeten in aarde gehad. Het duurde dan ook enige tijd voordat deze definitieve regeling tot stand is gekomen. Graag attenderen wij u op een aantal belangrijke (nieuwe) onderdelen.

  • Beperkte invoering van het noodzakelijkheidscriterium. Het noodzakelijkheidscriterium gaat ervan uit dat een werkgever in het kader van zijn bedrijfsvoering aan de werknemer voorzieningen verstrekt zonder fiscaal rekening te hoeven houden met het privévoordeel van de werknemer. Dit noodzakelijkheidscriterium geldt voorlopig alleen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen e.d.
  • De werkgever hoeft maar één keer per jaar te bepalen welke belasting mogelijk verschuldigd zal zijn in het kader van de WKR.
  • Concernregeling: Binnen één concern (voorwaarde dat in de (klein)dochter minimaal 95% van de aandelen wordt gehouden) mag de vrije ruimte optimaal worden bepaald.
  • Voor personeelskortingen op producten uit eigen bedrijf wordt een gerichte vrijstelling ingevoerd.

Uit uw financiële administratie moet het cumulatieve bedrag (inclusief omzetbelasting) van de vergoedingen en verstrekkingen blijken om te toetsen of u binnen de vrije ruimte (van 1,2% van de loonsom) blijft. Dat betekent voor u dat uw administratie hierop moet worden aangepast.

Daarnaast kan deze werkkostenregeling gevolgen hebben voor uw personeelsbeleid. Voor u is het van (fiscaal) belang te onderzoeken wat de gevolgen kunnen zijn voor uw beleid rondom arbeidsvoorwaarden.

Wilt u zich tijdig laten adviseren over de gevolgen van de werkkostenregeling voor uw onderneming? Neem dan contact op met uw aanspreekpunt bij ons kantoor. Vanzelfsprekend maken wij u vooraf kenbaar welke kosten hiermee gemoeid zijn.

Veelgestelde vragen werkkostenregeling

Wat houdt de concernregeling in?

Met ingang van 1 januari 2015 mag de eindheffing van de werkkostenregeling ook op concernniveau berekend worden. Het voordeel van deze methode is dat de vrije ruimte van alle onderdelen benut kunnen worden. Het concernonderdeel met het hoogste fiscale loon moet eindheffing betalen over het bedrag dat boven de collectieve vrije ruimte uitkomt.

Om de concernregeling toe te kunnen passen dienen alle deelnemende concernonderdelen het hele kalenderjaar een concern te vormen. Van een concern zal sprake zijn als:

  • U een belang van ten minste 95% in een andere werkgever hebt;
  • Een andere werkgever een belang van ten minste 95% in u heeft;
  • Een andere werkgever een belang heeft van ten minste 95% in u en daarnaast een belang van ten minste 95 in een derde werkgever.

Hoe wordt voor de werkkostenregeling omgegaan met personeelsuitjes?

Enkel de activiteiten die plaatsvinden op de werkplek vallen onder de nihil-waardering, mits gebruikelijk.

Personeelsactiviteiten die niet op de werkplek plaatsvinden zijn onder de werkkostenregeling altijd belast loon. De kosten kunnen opgenomen worden in de vrije ruimte.

Het kan dus voordeliger zijn de personeelsuitjes nog in 2014 uit te voeren.

Hoe worden geschenken in natura (zoals kerstpakketten) behandeld in de werkkostenregeling?

Alle geschenken zijn belast loon en kunnen eventueel in de vrije ruimte worden ondergebracht. Dit geldt ook voor kerstpakketten, paastraktaties e.d.

Geschenken in natura of waardebonnen zijn niet belast als de waarde minder dan € 25 is en op persoonlijke titel is gegeven.

Kan ik een mobiele telefoon en/of iPad vrij vergoeden in de werkkostenregeling?

Een mobiele telefoon of een iPad die ter beschikking wordt gesteld aan de werknemer kan aangemerkt worden als een nihilwaardering. Als voorwaarde wordt gesteld dat de telefoon of de iPad minimaal 10% zakelijk moet worden gebruikt en ook op de werkplek wordt gebruikt.

Tot slot zal (vanaf 1 januari 2015) voldaan moeten worden aan het noodzakelijkheidscriterium. Hierbij is het (redelijk) oordeel van de werkgever bepalend.

Hoe ga ik om met kerstpakketten die verstrekt worden aan inleenkrachten?

Verstrekkingen aan niet-werknemers vallen niet onder de werkkostenregeling. Voor deze verstrekkingen is het mogelijk om via eindheffing af te rekenen. Als dit achterwege wordt gelaten, dient de ontvangende partij de waarde van de verstrekking op te nemen in zijn aangifte inkomstenbelasting.

Als een V.O.F. vergoedingen verstrekt aan zowel de werknemers als de firmanten, tellen de vergoedingen van de firmanten mee voor de vrije ruimte?

De V.O.F. wordt, ten aanzien van de firmanten, niet aangemerkt als inhoudingsplichtig. De vergoedingen en verstrekkingen aan de firmanten tellen dus niet mee voor de werkkostenregeling. De verstrekkingen aan de ondernemers zelf vallen namelijk in de winstsfeer.

Jaarlijks wordt een jubilarissendiner gegeven, waarbij ook de partners van de jubilarissen uitgenodigd zijn. Hoe pakt dit uit in de werkkostenregeling?

De verstrekking van het diner buiten de werkplek zal altijd belast loon vormen voor de werknemers. De waarde van de verstrekking kan ondergebracht worden in de vrije ruimte.

De verstrekking aan de partner wordt toegerekend aan de werknemer. Deze verstrekking vormt dus belast loon voor de werknemer. De verstrekking kan ook hier ondergebracht worden in de vrije ruimte.

Voor de directeur, die op de loonlijst staat van zijn persoonlijke holding en werkzaamheden verricht voor de onderliggende maatschappij, geldt in beginsel dat de verstrekking aan deze onderliggende maatschappij wordt toegerekend. Als de doorbetaald loon regeling van toepassing is, wordt de verstrekking aan de persoonlijke holding toegerekend.

Mijn werknemer had een zakenlunch. Moet ik de rekening voor de loonheffingen splitsen in een deel van de werknemer en een deel van de klant?

Nee, dat hoeft niet als het aantoonbaar om een zakelijk etentje gaat. De volledige rekening voor de zakenlunch is dan onbelast.

Wij hebben voor ons personeel een studiedag op een externe locatie georganiseerd, met lunch, diner en een ontspannend avondje teambuilding. Hoe ga ik om met de kosten?

Afhankelijk van de invulling van het programma en de tijdsbesteding, moet u de kosten splitsen in:

  • Activiteiten met vooral een zakelijk karakter. Voor deze activiteiten zijn 3 gerichte vrijstellingen van toepassing:
    • Cursussen, congressen, seminars, vakliteratuur en dergelijke;
    • Tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking;
    • Maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter.
  • Activiteiten met vooral een consumptief karakter. Het deel van de factuur (inclusief btw) is het loon voor de werknemers. Dit loon kan worden ondergebracht in de vrije ruimte.

Ik vergoed mijn werknemer € 0,28 per kilometer voor zakelijke reizen die hij maakt met zijn eigen auto. Kan ik het bovenmatige deel als eindheffingsloon onderbrengen in mijn vrije ruimte?

Ja, dat kan. U mag uw werknemer voor zakelijke reizen die hij maakt met zijn eigen auto maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Als u hem € 0,28 per kilometer vergoedt, is € 0,09 per kilometer loon voor uw werknemer. U mag dit loon ook onderbrengen in uw vrije ruimte.

Geldt de vrije ruimte van 1,2% per kalenderjaar of (gebroken) boekjaar?

De vrije ruimte geldt per kalenderjaar.