Ieder jaar komt het terug en werknemers kijken er naar uit: de vakantieperiode. Ondanks dat kan dit voor u als werkgever juist hoofdbrekens opleveren. Hoe krijgt u ook dit jaar weer de vakantieplanning rond zonder dat de bezetting in gevaar komt? Mag u een vakantieverzoek ook weigeren? Hebben vakantiedagen eigenlijk een geldigheidsduur? En wat doet u als een werknemer zich tijdens zijn of haar vakantie ziekmeldt? In deze nieuwsbrief nemen wij u graag mee in deze onderwerpen, zodat u goed beslagen ten ijs komt.
Opbouw van vakantie
Hoe zit het ook alweer met de opbouw van vakantie?
Uitgangspunt is dat het aantal vakantiedagen afhankelijk is van de arbeidsduur. Werknemers hebben recht op een wettelijk aantal vakantiedagen per jaar, namelijk: 4 keer het aantal uur dat men per week werkt. Daarnaast kan een werknemer nog bovenwettelijke vakantiedagen opbouwen. De opbouw en afspraken hierover worden opgenomen in de cao of arbeidsovereenkomst.
Omgaan met vakantieverzoeken
Nu de opbouw van uren bekend is kunnen we ingaan op een aantal specifieke gevallen. Bijvoorbeeld of u als werkgever zonder meer verplicht bent om met een vakantieverzoek van een werknemer in te stemmen. De hoofdregel is dat een werkgever vakantie vaststelt in overeenstemming met de wensen van de werknemer. U moet dus eigenlijk ‘ja’ zeggen tegen een vakantieverzoek. Een uitzondering is mogelijk als hiervoor gewichtige redenen zijn. Denk bijvoorbeeld aan een afdeling waarbinnen alle collega’s tegelijk vakantie op willen nemen. Op dat moment komt de bezetting, en dus de continuïteit van de bedrijfsvoering, in gevaar. In een dergelijke situatie zou u een vakantie aanvraag mogen afwijzen.
Wij kunnen ons voorstellen dat u liever geen verzoeken afwijst. Daarom geven wij u hierbij een aantal tips om dit zoveel mogelijk te voorkomen: begin op tijd met inventariseren wat de vakantie wensen zijn, bepaal van te voren de minimale bezetting per afdeling, stel een deadline voor het indienen van vakantie aanvragen, zorg voor inzicht in de vakantie aanvragen en vakantieplanning, spoor werknemers zonder schoolgaande kinderen aan om buiten de schoolvakanties op vakantie te gaan, beloon eventueel werknemers die extra werken in periodes van krappe bezetting en leg de regels vast in een vakantiereglement. Mocht u een vakantiereglement willen opstellen en een OR hebben, let er dan op dat de OR hier instemmingsrecht over heeft. U mag ook dagen aanwijzen (mits dat voor alle werknemers geldt) die als verplichte vrije dag gelden.
Aansturen op opname
Als werkgever kent u ongetwijfeld het belang van vakantie voor uw werknemers. Er even tussenuit zijn heeft immers een positief effect op het welzijn van uw werknemers. Zo geeft het hen de mogelijkheid om te herstellen van eventuele werkstress en voelt men zich over het algemeen beter. Het positieve effect van vakantie op uw werknemers kan uw onderneming vervolgens weer ten goede komen. Wat ons betreft een win-win situatie!
Los van het feit dat werknemers recht hebben op vakantie is het als werkgever van belang om de opname van vakantie actief te stimuleren. Dit komt mede voort uit de informatie- en zorgplicht die op werkgevers rust. Zo dient u uw werknemers er schriftelijk op te wijzen dat wettelijke vakantiedagen een half jaar na het jaar waarin deze zijn opgebouwd vervallen.
Een tip zou kunnen zijn om periodiek (minimaal 1 keer in het jaar, bij voorkeur in januari van elk kalenderjaar), een bericht naar individuele werknemers te sturen met daarin: het aantal openstaande vakantiedagen, per wanneer deze vakantiedagen vervallen en de consequentie bij niet tijdige opname van de vakantiedagen. Stuur in dit bericht tevens expliciet aan op tijdige opname. Dit is extra van belang bij werknemers die langdurig arbeidsongeschikt zijn. Re-integrerende werknemers die vakantiedagen opnemen, nemen namelijk hele dagen op en niet alleen de uren van de re-integratie. De eventuele korting wegens ziekte is in dat geval niet van toepassing, waardoor er men recht heeft op volledig salaris.
Geldigheid vakantiedagen
Hierboven bespraken we al even de geldigheid van de wettelijke vakantiedagen. Deze vervallen namelijk 6 maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd (meestal ook als mensen ziek zijn). Maar ook bovenwettelijke vakantiedagen hebben een geldigheidsduur, namelijk 5 jaar na afloop van het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Na die 5 jaar verjaren de bovenwettelijke vakantiedagen.
Niet iedere werknemer is even goed op de hoogte van deze regels. In het kader van uw informatieplicht is het van belang om uw werknemers op deze geldigheid te wijzen. Doet u dit namelijk niet of niet in voldoende mate, dan vervallen de wettelijke vakantiedagen niet.
Ziek op vakantie
Tot slot kan zich de vervelende situatie zich voordoen dat een werknemer tijdens zijn of haar vakantie ziek wordt. In beginsel zullen de dagen gedurende de ziekte gelden als ziektedagen en niet als vakantiedagen. Het idee hierachter is dat de werknemer tijdens ziekte niet van zijn of haar vakantie kan genieten en dus het recht behoudt om de gemiste dagen op een ander moment alsnog op te nemen. Alleen met instemming van de werknemer kan een ziektedag worden aangemerkt als een vakantiedag
Bovenstaande informatie is een globale weergave van de regels rondom vakantie. Voor meer informatie of advies op maat kunt u uiteraard contact opnemen met één van de juristen door te bellen naar 072-5180000 of te mailen naar lhuisman@dehoogewaerder.nl of xkoning@dehoogewaerder.nl.
